Ik kom naar jullie toe en luister met aandacht voor wie jullie dierbare is en wie jullie zijn.

Ik respecteer jullie wensen, noden en verwachtingen, maar ook jullie grenzen – of jullie nu graag heel betrokken en zichtbaar willen zijn in de ceremonie, net liever vooral in alle rust willen voelen, of iets daartussenin.

Vanuit jullie gevoel zoeken we naar de juiste woorden, muziek, symbolen en warme gebaren. Zo krijgt de ceremonie vorm op een manier die troost brengt en echt past bij jullie dierbare.

Ik schrijf een duidelijke opbouw uit, met alle teksten, muziek en momenten die we hebben besproken. Alles wordt samengebracht tot één geheel voor de ceremonie – jullie dierbare is de inspiratiebron, jullie verbondenheid is de rode draad.

Een gedetailleerd draaiboek wordt gedeeld met jullie begrafenisondernemer en de mensen van de locatie, zodat ook technisch en praktisch alles duidelijk is.

Jullie kunnen, indien gewenst, meekijken, aanvullen of bijsturen. We blijven in contact waar nodig, tot de dag van de ceremonie.

Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en diensten van Vaarwel, een initiatief van Adinda Aelvoet, met maatschappelijke zetel te Gentsestraat 171, 9500 Geraardsbergen, België, ondernemingsnummer en btw-nummer BE1038007292.

Door een offerte goed te keuren, een opdracht schriftelijk of mondeling te bevestigen of beroep te doen op de dienstverlening van Vaarwel, verklaart de opdrachtgever kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en ze te aanvaarden.

Afwijkingen op deze voorwaarden zijn enkel mogelijk indien zij vooraf en uitdrukkelijk schriftelijk werden overeengekomen.

Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar zou blijken, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

Identiteit en aard van de dienstverlening

Vaarwel biedt begeleiding en ondersteuning bij het vormgeven van afscheid, herinnering en ceremonie.

De dienstverlening kan onder meer bestaan uit inhoudelijke begeleiding, ceremoniële uitwerking, schrijfwerk, live muziek, afstemming met betrokkenen, praktische voorbereiding en aanwezigheid op de ceremonie zelf, afhankelijk van wat tussen partijen wordt afgesproken.

Vaarwel is geen begrafenisondernemer en treedt niet op als organisator van wettelijke of administratieve uitvaartformaliteiten, tenzij dat uitdrukkelijk schriftelijk anders werd overeengekomen.

Eventuele prestaties van derden vallen uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van die derden, ook wanneer Vaarwel mee helpt afstemmen of doorverwijst.

Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever een offerte, voorstel of opdrachtbevestiging van Vaarwel schriftelijk of mondeling aanvaardt, of zodra Vaarwel op vraag van de opdrachtgever met de uitvoering van de opdracht start.

De overeenkomst heeft enkel betrekking op de diensten die uitdrukkelijk tussen partijen zijn afgesproken.

Aanvullende vragen, uitbreidingen of wijzigingen na de oorspronkelijke bevestiging kunnen aanleiding geven tot een aangepaste offerte, bijkomende kost of gewijzigde timing.

Vaarwel brengt de opdrachtgever hiervan zo transparant mogelijk op de hoogte.

Medewerking van de opdrachtgever

De opdrachtgever verbindt zich ertoe om tijdig alle informatie, keuzes, documenten en feedback te bezorgen die nodig zijn om de opdracht zorgvuldig uit te voeren.

De opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens.

Wanneer de opdracht betrekking heeft op een afscheid of ceremonie waarbij meerdere betrokkenen aanwezig zijn, blijft de opdrachtgever het centrale aanspreekpunt voor Vaarwel, tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken.

Indien meerdere personen samen opdracht geven, kunnen zij hoofdelijk gehouden zijn tot betaling van de verschuldigde bedragen.

Prijzen

Alle prijzen zijn deze die uitdrukkelijk werden opgenomen in de offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke of mondelinge afspraak tussen partijen.

Tenzij anders vermeld, hebben prijzen enkel betrekking op de daarin omschreven diensten en prestaties.

Bijkomende prestaties, extra overlegmomenten, last-minute aanpassingen, verplaatsingen, wachttijden of prestaties die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, kunnen afzonderlijk worden aangerekend indien dat redelijkerwijs verantwoord is.

Vaarwel zal hierover vooraf communiceren wanneer dat mogelijk is.

Betaling

Facturen van Vaarwel zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk een andere termijn werd overeengekomen.

Bij laattijdige betaling door een onderneming kunnen nalatigheidsinteresten en een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake betalingsachterstand bij handelstransacties.

Wanneer de opdrachtgever een consument is, zal Vaarwel bij laattijdige betaling eerst een kosteloze herinnering sturen vooraleer eventuele wettelijk toegelaten nalatigheidsinteresten of schadevergoedingen worden aangerekend.

Voor consumenten gelden daarbij uitsluitend de vergoedingen en termijnen die wettelijk zijn toegelaten.

Klachten over een factuur dienen schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum.

Bij gebreke daaraan wordt de factuur geacht aanvaard te zijn, behoudens dwingende wettelijke uitzonderingen.

Wijzigingen, uitstel en annulatie

Aangezien de dienstverlening van Vaarwel vaak tijdsgevoelig, persoonlijk en op maat is, kunnen wijzigingen of annulaties een impact hebben op de voorbereiding, planning en reeds gemaakte kosten.

Wanneer de opdrachtgever een bevestigde opdracht wijzigt, uitstelt of annuleert, zullen partijen eerst in redelijkheid bekijken welke oplossing het meest passend is in de concrete omstandigheden.

Reeds geleverde prestaties, reeds gepresteerde uren en reeds gemaakte of vastgelegde kosten bij derden blijven in elk geval verschuldigd.

Bij annulatie van een bevestigde opdracht zal Vaarwel een vergoeding aanrekenen van 50% van de afgesproken prijs, bovenop de betaling van reeds geleverde prestaties en gemaakte of vastgelegde kosten bij derden.

Indien een ceremonie of begeleiding door uitzonderlijke omstandigheden op zeer korte termijn moet worden aangepast, zullen partijen in eerste instantie samen zoeken naar een haalbare oplossing.

De bijzondere aard van een afscheid vraagt in dat opzicht redelijkheid, zorgvuldigheid en wederzijds overleg.

Uitvoering van de opdracht

Vaarwel verbindt zich ertoe om de opdracht met de nodige zorg, betrokkenheid en professionaliteit uit te voeren.

Verbintenissen van Vaarwel zijn in beginsel inspanningsverbintenissen en geen resultaatsverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Tijdstippen voor overleg, aanlevering, repetities of ceremoniemomenten worden in onderling overleg vastgelegd.

Indien de uitvoering afhankelijk is van derden, locatievoorwaarden, familieafstemming of externe omstandigheden, kan Vaarwel niet aansprakelijk worden gesteld voor vertragingen of wijzigingen buiten haar redelijke controle.

Aansprakelijkheid

Vaarwel is enkel aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een aantoonbare fout in de uitvoering van de overeengekomen opdracht, en enkel binnen de grenzen van wat wettelijk is toegelaten.

Vaarwel is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, emotionele gevolgschade, verlies van opportuniteiten of schade veroorzaakt door derden, behalve in geval van dwingend recht of opzet/zware fout waar wettelijke beperking niet mogelijk is.

De eventuele aansprakelijkheid van Vaarwel blijft in elk geval beperkt tot het bedrag van de concreet overeengekomen opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft, behoudens wanneer de wet een dergelijke beperking niet toelaat.

Deze bepaling doet geen afbreuk aan de wettelijke rechten van consumenten wanneer daarvan niet mag worden afgeweken.

Overmacht

Vaarwel is niet gehouden tot nakoming van haar verplichtingen wanneer de uitvoering tijdelijk of blijvend onmogelijk wordt door overmacht of een omstandigheid buiten haar redelijke controle.

Onder overmacht wordt onder meer verstaan: ziekte, ongeval, extreme weersomstandigheden, onverwachte verkeers- of transportproblemen, storingen, brand, overheidsmaatregelen, plotse afwezigheid van essentiële derden, of andere onvoorziene omstandigheden die de uitvoering ernstig bemoeilijken.

In dat geval zal Vaarwel de opdrachtgever zo snel mogelijk informeren en, indien mogelijk, meewerken aan een passend alternatief of een aangepaste uitvoering.

Indien geen redelijke oplossing mogelijk blijkt, heeft elke partij het recht de overeenkomst voor het nog niet uitgevoerde gedeelte te beëindigen, zonder verdere schadevergoeding, behoudens betaling van reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten.

Intellectuele eigendom

Teksten, ceremonieopbouw, rituelen, formats, documenten en andere inhoud die door Vaarwel worden uitgewerkt, blijven beschermd door intellectuele eigendomsrechten.

Zij mogen niet zonder voorafgaande toestemming worden gekopieerd, verspreid, gepubliceerd of hergebruikt buiten de afgesproken context, behalve voor strikt persoonlijk gebruik in het kader van de betrokken ceremonie of begeleiding.

Tenzij anders afgesproken, behoudt Vaarwel het recht om algemene knowhow, opgebouwde ervaring en niet-vertrouwelijke methodieken verder te gebruiken in haar praktijk.

Vertrouwelijkheid en privacy

Vaarwel gaat zorgvuldig om met de informatie die in het kader van een opdracht wordt gedeeld.

Persoonlijke, familiale en gevoelige informatie wordt enkel verwerkt voor zover dat nodig is voor communicatie, voorbereiding, uitvoering en opvolging van de dienstverlening.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens is terug te vinden op de pagina “Praktisch & juridisch” van de website van Vaarwel.

Voor vragen over privacy of de uitoefening van rechten kan contact worden opgenomen via contact@vaarwel.org.

Herroepingsrecht

Wanneer de opdrachtgever een consument is en de overeenkomst op afstand of buiten de gebruikelijke werkruimte wordt gesloten, beschikt hij of zij in principe over een wettelijk herroepingsrecht van 14 dagen, overeenkomstig het Wetboek van Economisch Recht.

Indien de opdrachtgever echter uitdrukkelijk verzoekt dat Vaarwel reeds aanvangt met de uitvoering van de dienstverlening vóór het einde van die termijn, en erkent dat het herroepingsrecht daardoor geheel of gedeeltelijk kan vervallen zodra de dienst werd uitgevoerd, geldt de wettelijke regeling daaromtrent.

Gelet op de vaak dringende en tijdsgevoelige aard van de dienstverlening van Vaarwel, zal in de praktijk vaak gevraagd worden om de uitvoering op korte termijn te starten.

In dat geval wordt dit best uitdrukkelijk schriftelijk bevestigd.

Klachten en geschillen

Klachten over de dienstverlening worden bij voorkeur zo snel mogelijk en schriftelijk gemeld, zodat samen naar een zorgvuldige oplossing kan worden gezocht.

Het uiten van een klacht ontslaat de opdrachtgever niet automatisch van zijn of haar betalingsverplichtingen voor reeds correct geleverde prestaties.

Op alle overeenkomsten met Vaarwel is het Belgisch recht van toepassing.

Bij geschillen zijn de rechtbanken van het arrondissement van de maatschappelijke zetel van Vaarwel bevoegd, behoudens wanneer dwingende wettelijke regels anders bepalen.

Wettelijke vermeldingen

Vaarwel is een initiatief van Adinda Aelvoet.

Maatschappelijke zetel: Gentsestraat 171, 9500 Geraardsbergen, België.

Ondernemingsnummer en btw-nummer: BE1038007292.

Contact:
E-mail: contact@vaarwel.org
Website: www.vaarwel.org

Op deze website en op de dienstverlening van Vaarwel is het Belgisch recht van toepassing.

Bij geschillen zijn, behoudens dwingende wettelijke uitzonderingen, de rechtbanken van het arrondissement van de maatschappelijke zetel van Vaarwel bevoegd.